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Microsoft Word における、図の挿入とリンクの違い

Microsoft Word 2000/XP で図を挿入する場合、三つの選択肢があります。

Word では、[挿入] メニューの [図] - [ファイルから] コマンドを実行すると、選択することができます。

挿入 図そのものを Word 文書に挿入します。Word で図を挿入する場合にはこれが既定です。

すべてが一つのファイルに入っているので、文書ファイルの移動・削除・添付などの場合に取り扱いが容易ですが、後で図を編集する場合には向いていません。

「挿入」すると、後で他の方式に変更することはできません。
ファイルにリンク 元の図へのリンクだけを Word 文書に保存します。

元の図が削除されたり、見つからなくなると図が表示できなくなりますが、逆に元の図を更新すると、Word 文書の図も自動的に更新されます。

文書ファイルの移動･添付の場合には図ファイルもいっしょに移動・添付しなければならないので不便ですが、後で図を編集する場合には最適です。

後で「挿入」あるいは「挿入とリンク」へ変更することができます。
挿入とリンク 元の図へのリンクと元の図そのものの両方を Word 文書に保存します。

「挿入」の利点を持ちながら、キャプチャー画像のファイル名を確認したり、更新したりすることができます。

後で「挿入」あるいは「リンク」へ変更することができます。

Microsoft Word 2000/XP でよく使われるテクニックやヒントをいくつか記しておきます。

  • 「リンク」「挿入とリンク」された図の元のキャプチャー画像のファイル名を知りたい。知りたい図を選択して、[編集] - [リンクの設定...] をクリックすると、元のキャプチャー画像のファイル名が表示されます。
    もうひとつの方法としては、図を選択した状態で、Shift + F9 を押すと「フィールドコード表示」になり、図の代わりにファイル名が表示されます。もう一度 Shift + F9 を押すと元に戻ります。
  • 「リンク」「挿入とリンク」から「挿入」へ変更したい。変更したい図を選択して、[編集] - [リンクの設定...] をクリックし、[リンクの解除] をクリックします。
  • 「リンク」から「挿入とリンク」へ変更したい。変更したい図を選択して、[編集] - [リンクの設定...] をクリックし、[文書に図を保存する] をオンにして、[OK] をクリックします。
  • 「挿入とリンク」から「リンク」へ変更したい。変更したい図を選択して、[編集] - [リンクの設定...] をクリックし、[文書に図を保存する] をオフにして、[OK] をクリックします。
  • 「挿入とリンク」の画像を更新したい。「挿入とリンク」の場合、リンクは持っていますが、表示・印刷されるのは Word 文書内の画像です。画像を Adobe Photoshop などのソフトで編集した後、更新したい画像を選択して、[編集] - [リンクの設定...] をクリックし、[今すぐ更新] をクリックします。
  • 一度にたくさんの図を変更したい。[編集] - [リンクの設定...] をクリックし、Shift あるいは Ctrl キーを使って複数の図を選んでから上記操作を行います。

    例えばすべてを一度に変更するなら、最初の画像をクリックして、Shift キーを押しながら最後の画像をクリックすると、その間のすべてが選択されます。

詳しくは Word のヘルプ、あるいはマニュアルをご参照ください。

リッチ テキスト形式について

後の工程で利用するワープロやエディターが Word 文書、HTML、リッチ テキストのうち二つ以上の書式に対応している場合には、なるべくリッチ テキスト以外の Word 文書、あるいは HTML 形式をご利用ください。

リッチ テキストでは、以下の理由によりファイルが大きくなり、保存時間もかかり、またメモリやリソースを大きく使用してしまいます。

  1. リッチ テキストの中の画像は、圧縮ができない BMP 形式になります。
  2. リッチ テキストに画像を挿入する場合、リッチ テキストの仕様によりテキスト形式に変換するため、ファイル サイズが倍になります。
  3. ひとつのファイルに文章とすべての画像を混ぜて保存するため、処理時間が長くかかります。

上記の理由により、リッチ テキストではメモリ不足で保存できなくても、ほかの形式では保存できる場合もあります。